เขียนโครงการอย่างไรดี
พลศักดิ์
บุญเกิด
จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนได้อ่านและวิเคราะห์โครงการของเรือนจำและทัณฑสถานต่าง
ๆ ที่ขอสนับสนุนงบประมาณจากกรมราชทัณฑ์ พบว่าส่วนหนึ่งโครงการอ่านแล้วไม่ชัดเจนในสาระสำคัญ
รายละเอียดประกอบไม่ครบถ้วน ผู้เขียนจึงไม่สามารถวิเคราะห์โครงการเพื่อนำเสนอความเห็นหรือเหตุผลประกอบที่สำคัญ ต่อผู้บริหารเพื่อพิจารณาอนุมัติและสนับสนุนงบประมาณได้
ทั้งนี้การเขียนโครงการเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญลำดับแรก ที่จะแสดงถึงลำดับความคิดของผู้รับผิดชอบเขียนโครงการ
ว่าจะทำอะไร อย่างไร เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องอ่านแล้วเข้าใจสนับสนุนและพิจารณาอนุมัติโครงการ
กล่าวคือต้องทำให้ผู้อ่านมีความเข้าใจในทุกขั้นตอนของโครงการที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต
เห็นความเป็นไปได้ มีเหตุและผลที่สอดคล้องกัน และไม่มีประเด็นสงสัยในรายละเอียดของโครงการ
ตลอดจนเห็นว่าเมื่ออนุมัติแล้วสามารถนำโครงการไปปฏิบัติได้โดยเกิดปัญหาน้อยที่สุด
ทั้งนี้การเขียนโครงการที่ดีนั้น ผู้รับผิดชอบควรศึกษาและให้ความสำคัญในประเด็นต่าง
ๆ ดังต่อไปนี้
๑. ปัญหาการเขียนโครงการ
การเขียนโครงการมีความยุ่งยากเช่นเดียวกับการปฏิบัติงานอย่างอื่น
ซึ่งความยุ่งยากดังกล่าวบางครั้งสามารถแก้ไขได้ง่าย แต่บางกรณีแก้ไขได้ยากมาก
หรือสร้างปัญหาจนไม่สามารถแก้ไขได้เลย ถ้าเป็นเช่นนี้การปฏิบัติงานก็ไม่สามารถเป็นไปได้
หรือหากปฏิบัติงานได้ ผลงานที่เกิดขึ้นย่อมขาดคุณภาพและประสิทธิภาพอย่างแน่นอน โครงการที่ดีนั้นย่อมสะท้อนถึงคุณภาพและประสิทธิภาพของหน่วยงาน
จากที่ผู้เขียนได้ อ่าน และวิเคราะห์พบว่าปัญหาส่วนใหญ่
เมื่อเขียนโครงการขึ้นมาแล้วมีรายละเอียดไม่ชัดเจน ไม่สมเหตุสมผล นำไปปฏิบัติไม่ได้
หรือไม่เป็นประโยชน์ที่แท้จริงต่อหน่วยงาน ทำให้ไม่ได้รับการสนับสนุนงบประมาณในที่สุด
ทั้งที่จริงแล้วบางครั้งเป็นโครงการสำคัญและมีความจำเป็นต่อหน่วยงาน ซึ่งปัญหาการเขียนโครงการ สามารถสรุป ได้ดังนี้
1) หน่วยงานขาดผู้มีความรู้ความสามารถที่แท้จริงในการเขียนโครงการ
กล่าวคือ มีโครงการจำนวน ไม่น้อยที่มอบหมายให้ผู้ที่ไม่มีความรู้
หรือมีประสบการณ์น้อยเป็นผู้เขียนโครงการ ข้อมูลที่ได้จึงขาดข้อเท็จจริง
ขาดความสอดคล้อง และขาดรายละเอียดประกอบที่จะต้องใช้พิจารณา ทำให้ยากที่จะสร้างความเข้าใจแก่ผู้อ่าน
และผู้พิจารณาสนับสนุนงบประมาณ
หรือผู้นำไปปฏิบัติ ประเด็นนี้จึงเป็นปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งของการเขียนโครงการ
2) การเขียนโครงการมีเวลาน้อยหรือมีเวลาจำกัด
กล่าวคือ โครงการถูกเขียนขึ้นอย่างรีบด่วน จึงไม่ได้ศึกษาข้อมูลประกอบอย่างรอบด้าน
ขาดการวิเคราะห์ในสาระสำคัญ เมื่อเขียนโครงการขึ้นมาแล้วจึงขาดความชัดเจนในรายละเอียดของข้อมูล
ทำให้ไม่ได้รับการสนับสนุนงบประมาณ หรือหากได้รับงบประมาณก็จะเป็นปัญหายุ่งยากในการนำเอาโครงการไปปฏิบัติในภายหลัง
3) โครงการมีวัตถุประสงค์ไม่ชัดเจน ทำให้ไม่ทราบว่าจะทำอะไร
และยากต่อการตรวจสอบ การควบคุมและติดตามผลการดำเนินงาน ทั้งนี้วัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจนจะมีผลต่อการประเมินโครงการ
เพราะไม่สามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงกับผลที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการได้
4) เนื่องจากโครงการเป็นเรื่องของอนาคตที่อาจมีความไม่แน่นอนเกิดขึ้น
อันเป็นผลมาจากตัวแปรต่าง ๆ ที่ผู้เขียนโครงการไม่สามารถควบคุมได้ทั้งหมด เช่น ภัยธรรมชาติ
การเมือง และอื่น ๆ ซึ่งเป็นตัวแปรที่ไม่สามารถจะคาดการณ์ล่วงหน้าได้ เช่น การก่อเหตุจลาจล
การปฏิวัติรัฐประหาร การเปลี่ยนนโยบาย อุทกภัย วาตภัย เป็นต้น สิ่งดังกล่าวล้วนเป็นเงื่อนไขภายนอกโครงการทั้งสิ้น
เมื่อเกิดขึ้นแล้วย่อมสร้างปัญหาให้กับโครงการที่ได้กำหนดไว้อย่างมาก
กล่าวได้ว่าเงื่อนไขที่นอกเหนือการควบคุมนี้เป็นปัญหาสำคัญของผู้เขียนโครงการที่จะต้องระบุความเสี่ยง
และวิธีการป้องกันหรือลดความสูญเสียเหล่านี้ไว้เช่นกัน
นอกจากประเด็นปัญหาที่กล่าวมาแล้วข้างต้น
การจัดลำดับความสำคัญของโครงการในภาพรวมทั้งหมดของหน่วยงาน การไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้ที่เกี่ยวข้อง
และการขาดวัสดุและเครื่องมือสนับสนุนอย่างเหมาะสมเพียงพอ ก็เป็นประเด็นปัญหาสำคัญของการเขียนโครงการเช่นเดียวกัน
2. การวิเคราะห์และพิจารณาโครงการ
การวิเคราะห์โครงการเป็นขั้นตอนที่สำคัญ
เพราะหากโครงการไม่ได้รับการวิเคราะห์อย่างดีแล้ว ย่อมก่อให้เกิดปัญหาในการเขียนและการบริหารโครงการอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
การวิเคราะห์โครงการ หมายถึง กระบวนการศึกษาข้อมูล ขั้นตอน วิธีทำ ที่ต้องใช้ภายในโครงการอย่างละเอียด
ทั้งนี้เพื่อให้ได้โครงการที่สามารถดำเนินการได้ และเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานอย่างแท้จริง
2.1 การวิเคราะห์โครงการโดยองค์ประกอบ
การวิเคราะห์โครงการจะต้องวิเคราะห์องค์ประกอบของโครงการ ซึ่งแบ่งได้เป็น
2 กรณี คือ
1) การวิเคราะห์องค์ประกอบภายนอกโครงการ
องค์ประกอบภายนอกโครงการหมายถึง สภาพแวดล้อม
ที่จะมีผลกระทบต่อโครงการ ทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น
สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ ทางการเมือง ทางสังคม ประชาชนรอบข้าง รวมไปถึงสภาพดินฟ้าอากาศ
ในขณะที่ดำเนินงานโครงการนั้น การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต้องกระทำด้วยความรอบคอบ
เพราะองค์ประกอบนี้มีอิทธิพลเหนือความสามารถที่ผู้บริหารโครงการจะแก้ไขได้
หากมีผลกระทบเกิดขึ้นอย่างรุนแรงอาจทำให้โครงการถูกระงับ ถูกประท้วง หรือถูกยกเลิกโดยกะทันหัน
ส่งผลให้โครงการไม่สามารถบรรลุถึงเป้าหมายที่ต้องการได้
2) การวิเคราะห์องค์ประกอบภายในโครงการ
เป็นการวิเคราะห์ส่วนประกอบของตัวโครงการ
สามารถพิจารณาได้จาก 3 ลักษณะหลักคือ
2.1) ความสอดคล้องสมบูรณ์ของโครงการ
พิจารณาจากส่วนประกอบของโครงการในเรื่อง
การเชื่อมโยงและสอดคล้องกับนโยบาย
แผน แผนงาน ยุทธศาสตร์ หรือแผนปฏิบัติราชการของกรมราชทัณฑ์ วัตถุประสงค์และเป้าหมาย วิธีการดำเนินงาน ค่าใช้จ่าย และรายละเอียดประกอบ
2.2)
ความเหมาะสม คุ้มค่า และประโยชน์ของโครงการ
พิจารณาจากส่วนประกอบของโครงการในเรื่อง ที่มา เหตุผลความจำเป็นหรือหลักการและเหตุผล ระยะเวลาการดำเนินงาน ความสมประโยชน์ในเชิงเศรษฐกิจและสังคม และความสอดคล้องระหว่างรายจ่ายกับผลตอบแทน
2.3)
ความเป็นไปได้ของโครงการ พิจารณาจากส่วนประกอบของโครงการในเรื่อง ความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจ ฐานะทางการเงินของโครงการ ความสามารถของผู้ดำเนินงานและหน่วยงาน ความพร้อมทางด้านเทคนิคและทางวิศวกรรม และข้อจำกัดต่าง ๆ
ในข้อจำกัดของโครงการหนึ่ง
ๆ ผู้เขียนโครงการต้องตอบคำถาม 6 ประการให้ได้ก่อน ดังนี้
1) What (จะทำอะไร) : วิเคราะห์ว่าโครงการนั้นมีวัตถุประสงค์และเป้าหมายชัดเจนหรือไม่
วัตถุประสงค์มีความสอดคล้องกับนโยบาย
แผน แผนงาน หรือแผนยุทธศาสตร์ มากน้อยเพียงใด
2)
Why (จะทำไปทำไม) : วิเคราะห์ว่าโครงการนั้นมีเหตุผลอย่างไรที่ต้องทำ
มีความจำเป็นอย่างไรจึงต้องทำโครงการนี้
3)
When (จะทำเมื่อใด) : วิเคราะห์ว่าโครงการนั้นจะเริ่มดำเนินการและสิ้นสุดเมื่อใด
ระยะเวลาและช่วงการดำเนินการเหมาะสมหรือไม่
4)
Where (จะทำที่ไหน) : วิเคราะห์ว่าสถานที่การปฏิบัติงานโครงการอยู่ที่ใด
เป็นแหล่งหรือสถานที่ที่เหมาะสมหรือไม่
5)
Who, Whom (ใครทำและทำเพื่อใคร) : วิเคราะห์ว่าใครเป็นผู้ทำโครงการนั้น
เป็นบุคคลที่มีคุณสมบัติและความเหมาะสมหรือไม่
และผู้ที่ได้รับผลประโยชน์จากโครงการเป็นผู้ที่เหมาะสมหรือไม่
เป็นคนส่วนใหญ่หรือส่วนน้อย เป็นต้น
6)
How (ทำอย่างไร) : วิเคราะห์วิธีการดำเนินงานหรือบริหารโครงการอย่างไร
จึงจะบรรลุเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้
การวิเคราะห์แต่ละองค์ประกอบของโครงการจะต้องดำเนินการอย่างละเอียดรอบคอบ
และจะต้องทำให้แต่ละองค์ประกอบ มีจุดเด่นที่เห็นชัดแจ้ง
ทั้งนี้เพื่อให้โครงการที่กำหนดขึ้นง่ายต่อการพิจารณา
และมีเหตุผลควรแก่การอนุมัติดำเนินการ กล่าวคือ วัตถุประสงค์ต้องเฉพาะเจาะจงและชัดเจน ต้องมีคุณค่าและให้ประโยชน์ต่อองค์กรโดยส่วนรวม ช่วงเวลาการดำเนินงานมีความเหมาะสมเพียงพอ มีผู้ที่มีความรู้ความสามารถดำเนินการ ผลประโยชน์
ที่เกิดขึ้นตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการอย่างแท้จริง และมีขั้นตอนและวิธีการดำเนินงานที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย
หากผู้เขียนโครงการของหน่วยงานใดสามารถวิเคราะห์คำถามทั้ง
6 ประการอย่างละเอียดและได้คำตอบทุกคำถามด้วยความครบถ้วน สอดคล้องกัน
ย่อมถือได้ว่าโครงการนั้นควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นโครงการที่สามารถดำเนินการได้ และเป็นโครงการที่ควรสนับสนุนงบประมาณ
2.2 การจัดความสำคัญของโครงการ
ปัญหาอย่างอีกหนึ่งของหน่วยงาน คือ
การตัดสินใจที่จะกระทำสิ่งใดก่อนหรือหลัง เพื่อให้ภารกิจของงานบรรลุถึงเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
เพราะภารกิจหนึ่ง ๆ อาจมีโครงการหลาย ๆ โครงการ ประกอบกัน ซึ่งแต่ละโครงการที่กำหนดขึ้นนั้นบางโครงการมีความจำเป็นที่จะต้องดำเนินการก่อน
บางโครงการแม้มีความสำคัญ แต่อาจดำเนินการได้ในภายหลังหรือใช้งบประมาณจากแหล่งอื่นดำเนินการ
ทั้งนี้การเลือกทำโครงการใดก่อนหลังเป็นความหนักใจของผู้บริหารอยู่ไม่น้อย เพราะมีข้อจำกัดหลายสิ่งหลายอย่าง
เช่น อัตรากำลัง งบประมาณ เวลาและทรัพยากรในรูปแบบอื่น ๆ
อย่างไรก็ตามมีหลักเกณฑ์หลายประการที่ผู้บริหารและผู้เขียนโครงการจะต้องคำนึงถึงและยึดถือเพื่อคัดเลือกและจัดลำดับความสำคัญโครงการที่ต้องทำ
และขอสนับสนุนงบประมาณที่มีอยู่อย่างจำกัด ดังต่อไปนี้
1) หลักการตอบสนองนโยบาย หรือหลักการเสริมสร้างคุณค่า หมายถึง โครงการที่ได้รับการเลือกจะต้องเป็นโครงการที่เป็นไปตามนโยบายของรัฐบาล
กระทรวงหรือของกรมราชทัณฑ์อย่างแท้จริง โครงการใดที่สามารถให้ประโยชน์ต่อหน่วยงานหรือนโยบายด้านสังคม
มากที่สุด โครงการนั้นควรได้รับการพิจารณาดำเนินการก่อน
หรือเป็นโครงการที่จัดลำดับไว้ต้น ๆ
2) หลักการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ (Cost-benefit
Analysis) หมายความว่า โครงการใดที่มีต้นทุนในการดำเนินงาน (Cost) ต่ำกว่าผลประโยชน์ (Benefit) ที่คาดว่าจะได้รับ
กล่าวคือ โครงการใดที่ให้ผลประโยชน์มากที่สุดใช้งบประมาณน้อยโครงการนั้นควรได้รับการพิจารณาไว้เป็นลำดับต้นๆ
3) หลักการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ (Cost-effectiveness
Analysis) หมายความว่า
โครงการใดที่แม้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายสูงแต่ให้ผลงานที่มีประสิทธิภาพสูงหรือทำให้โครงการนั้นบรรลุถึงวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
หรือถ้าทั้งเสียค่าใช้จ่ายต่ำแต่ให้ประสิทธิภาพสูง
โครงการนั้นควรได้รับการพิจารณาก่อน
4) หลักการพิจารณาผลผลิต (Marginal
Productivity Approach) เป็นเกณฑ์ที่คาดการณ์จากผลผลิตของโครงการ แล้วเปรียบเทียบกับผลผลิตของแต่ละโครงการเหล่านั้น
โครงการใดให้ผลผลิตสูงสุด โครงการนั้นจะได้รับการพิจารณาดำเนินการก่อน
หรือเป็นโครงการที่มีความสำคัญลำดับต้นๆ
5) หลักการวิเคราะห์การนำผลที่ได้ไปใช้ (Cost-utility
Analysis) คือ
โครงการใดที่มีประสิทธิภาพและสามารถนำเอาไปใช้ให้เกิดประโยชน์แก่สังคม ประชาชน หรือหน่วยงานโดยส่วนรวมมากกว่า
โครงการนั้นควรเป็นโครงการที่สำคัญในระดับสูง
เกณฑ์ในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น
แต่ละเกณฑ์มีทั้งข้อดีและ
ข้อจำกัดอยู่ ฉะนั้นการที่จะใช้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งเป็นหลักตายตัวในการวิเคราะห์
อาจทำได้แต่ไม่ได้ผลในทางปฏิบัติ ดังนั้นการจัดลำดับความสำคัญโครงการอาจต้องใช้หลายเกณฑ์ผสมผสานกันไป
และจำเป็นต้องมีบุคคลหลายฝ่ายให้ความเห็นด้วย เช่น ผู้ปฎิบัติ หัวหน้างาน
หัวหน้าฝ่าย เป็นต้น จึงจะทำให้การจัดลำดับความสำคัญมีถูกต้องความต้องการที่แท้จริง
2.3 ลักษณะของโครงการที่ดี
โครงการที่ดี หมายถึง โครงการที่มีประสิทธิภาพจากการดำเนินงาน
และผลตอบแทนที่หน่วยงานนั้นได้รับมีความคุ้มค่า
อันจะนำมาซึ่งความเจริญก้าวหน้าในที่สุด ซึ่งโครงการที่ดีควรมีลักษณะดังต่อไปนี้
1) สามารถแก้ปัญหาของหน่วยงานได้
2) รายละเอียด วัตถุประสงค์และเป้าหมายชัดเจน เข้าใจง่าย
มีความเป็นไปได้สูงและสามารถดำเนินงานได้
3) รายละเอียดของโครงการต้องเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน
กล่าวคือวัตถุประสงค์สอดคล้องกับปัญหาหรือหลักการและเหตุผล
วิธีการดำเนินงานสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ เป็นต้น
4) ตอบสนองความต้องการของบุคลากรส่วนใหญ่ และสอดคล้องนโยบายของกรมราชทัณฑ์
5) สามารถนำไปปฏิบัติให้สอดคล้องกับแผนงานหลักของหน่วยงาน
และสามารถติดตามประเมินผลได้
6) โครงการต้องกำหนดขึ้นจากข้อมูลที่มีความเป็นจริงและได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบแล้ว
7) โครงการต้องระบุการใช้ทรัพยากรและงบประมาณอย่างเหมาะสม
พร้อมมีรายละเอียดประกอบครบถ้วน
8) โครงการจะต้องมีระยะเวลาในการดำเนินงาน
กล่าวคือจะต้องระบุถึงวันเวลาที่เริ่มต้น และวัน
เวลาที่แล้วเสร็จที่แน่ชัด
3. เริ่มต้นเขียนโครงการ
การปฏิบัติงานทุกเรื่อง ย่อมผ่านการคิดด้วยเหตุผลและมีแนวทางในการดำเนินงานโดยบุคคลที่มีความประสงค์จะกระทำหรือปฏิบัติงานนั้น
ความคิดที่ถ่ายทอดออกมาโดยการเขียนก่อนลงมือปฏิบัติงานจริงนั้น เรียกว่า “โครงการ”
ซึ่งการเขียนโครงการนั้น แต่ละหน่วยงานอาจจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันไปตามลักษณะหรือประเภทของโครงการ
แต่ก็ยังคงมีกรอบหรือหัวข้อ ดังต่อไปนี้ 1) ชื่อโครงการ 2) ผู้รับผิดชอบโครงการ 3) หลักการและเหตุผล 4) วัตถุประสงค์ 5) เป้าหมาย 6) วิธีดำเนินการ 7) ระยะเวลาในการดำเนินการ 8) งบประมาณและทรัพยากรที่ต้องใช้
9) การประเมินโครงการ
และ10) ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1) ชื่อโครงการ : เป็นประโยคแรกที่จะต้องมีความชัดเจน
เหมาะสม เฉพาะเจาะจงเป็นที่เข้าใจง่ายของผู้ที่พิจารณาสนับสนุนโครงการ ซึ่งชื่อโครงการจะบอกให้ทราบว่าผู้เขียนจะกระทำสิ่งใด
ทำอะไร หรือต้องให้รู้ว่าจะดำเนินงานเรื่องอะไรกับใครและสถานที่ใด โดยปกติชื่อโครงการจะแสดงชัดเจนในลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติและลักษณะเฉพาะของโครงการ
เช่น ก่อสร้าง ปรับปรุง ซ่อมแซม จัดหา จัดทำ จัดซื้อ รณรงค์ป้องกัน
เพิ่มประสิทธิภาพ เป็นต้น
2) ผู้รับผิดชอบโครงการ : เป็นการระบุเพื่อให้ทราบว่า
หน่วยงานใด บุคคลใด หรือกลุ่มบุคคลใด เป็นผู้รับผิดชอบเสนอและดำเนินงานโครงการ
เพื่อตรวจสอบได้อย่างแน่ชัดว่า โครงการที่ทำขึ้นเป็นงานในหน้าที่ความรับผิดชอบ
และเป็นภารกิจของหน่วยงานอย่างแท้จริงหรือไม่ และผู้รับผิดชอบมีประสบการณ์และคุณสมบัติที่เหมาะสมและน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงใด
3) หลักการและเหตุผล : เป็นส่วนที่แสดงถึง
ปัญหาความจำเป็นที่จะต้องมีโครงการโดยระบุถึงที่มา ปัญหา เหตุผลและข้อมูลสนับสนุนให้ชัดเจน
นอกจากนี้อาจจะแสดงให้เห็นว่าโครงการที่เขียนขึ้นนี้สอดคล้องกับแผนหรือนโยบายของกรมราชทัณฑ์
และเป็นการเตรียมการไปสู่สภาพที่ต้องการในอนาคตของหน่วยงานอย่างไร
4) วัตถุประสงค์ : เป็นข้อความที่แสดงถึงความต้องการที่จะกระทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้ปรากฏขึ้น
เป็นข้อความที่ชัดเจนไม่คลุมเครือและสามารถวัดผล ประเมินผลได้ โครงการจะมีวัตถุประสงค์มากกว่า
1 ข้อก็ได้ ซึ่งการเขียนวัตถุประสงค์ที่ดีควรคำนึงถึงลักษณะ 5 ประการ (SMART) ดังนี้
S = Sensible (เป็นไปได้) : มีความเป็นไปได้ในการดำเนินงานโครงการ
M = Measurable (วัดได้) : สามารถวัดและประเมินผลได้
A = Attainable (ระบุสิ่งที่ต้องการ) :
ระบุสิ่งที่ต้องการดำเนินงานอย่างชัดเจนและ
เฉพาะเจาะจงมากที่สุด
R = Reasonable (เป็นเหตุเป็นผล) : มีความเป็นเหตุเป็นผลในการปฏิบัติงาน
T = Time (เวลา) : มีขอบเขตของเวลาที่แน่นอนในการปฏิบัติงาน
5) เป้าหมาย : เป็นการแสดงถึงความต้องการหรือทิศทางสุดท้ายในการปฏิบัติงาน
โดยระบุทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ
6) วิธีดำเนินการ : เป็นการแสดงให้เห็นถึงงานหรือกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติให้บรรลุตามวัตถุประสงค์โครงการตามลำดับก่อนหลัง
มักจำแนกเป็นกิจกรรมย่อยๆ โดยจะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการว่ามีกิจกรรมอะไร
ทำอย่างไร ทำเมื่อใด และผู้ใดรับผิดชอบ
ปกติวิธีการดำเนินงานจะเขียนเรียงเป็นข้อ ๆ หรือเขียนในลักษณะ Gant Chart ที่ระบุตารางเวลาเป็น วัน สัปดาห์
เดือน ไตรมาส หรือปี เป็นต้น
7) ระยะเวลาในการดำเนินงานโครงการ : เป็นการระบุระยะเวลา
ตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการว่าใช้เวลาทั้งหมดเท่าใด โดยสามารถระบุเป็นจำนวน
วัน เดือน หรือปี ก็ได้
8) งบประมาณและทรัพยากรที่ต้องใช้ : งบประมาณและทรัพยากรที่ต้องใช้
เป็นการระบุถึงจำนวนวงเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมด และแหล่งที่มาของงบประมาณที่ขอสนับสนุน
เช่น เงินนอกงบประมาณ เงินงบประมาณ เป็นต้น ทั้งนี้หากสามารถระบุหมวดงบประมาณได้
ก็ให้ระบุ เช่นหมวดงบดำเนินงาน (ค่าตอบแทน ค่าใช้สอย ค่าวัสดุ ค่าสาธารณูปโภค) หมวดงบลงทุน
(ค่าครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง)
หมวดเงินอุดหนุน หรือหมวดรายจ่ายอื่น ๆ เป็นต้น
การกำหนดงบประมาณและทรัพยากรในการดำเนินงานโครงการ
ควรคำนึงถึงหลักสำคัญ 4
ประการ ได้แก่
- ความประหยัด (Economy) กล่าวคือ
ใช้ทรัพยากรตามความเหมาะสม จำเป็น มีคุณภาพ
- ความมีประสิทธิภาพ (Efficiency) โครงการต้องมีคุณค่าเป็นที่ยอมรับ
และทุกคนมีความพึงพอใจ
ในผลงานที่เกิดขึ้น
- ความมีประสิทธิผล (Effectiveness) โครงการจะต้องดำเนินงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์และ
ได้ผลผลิตตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
- ความยุติธรรม (Equity) การจัดสรรทรัพยากรทุกชนิด
หรือการใช้จ่ายทรัพยากรจะต้องสนองต่อ ความต้องการของทุกคน
ทั้งนี้เพื่อให้ทุกฝ่ายปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่อง คล่องตัว และเท่าเทียม
9) การประเมินผลโครงการ : เป็นการแสดงถึงวิธีการติดตาม
การควบคุม การกำกับและการประเมินผลโครงการ โดยจะแสดงให้ทราบว่าเมื่อได้รับการสนับสนุนงบประมาณแล้ว
มีวิธีการในการควบคุมอย่างไร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งอาจจะเรียกขั้นนี้ว่า “การบริหารโครงการ” การประเมินผลโครงการจะต้องระบุวิธีหรือเครื่องมือที่ใช้ประเมิน
ระบุบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ บอกระยะเวลาในการประเมิน เช่น
ประเมินก่อนการดำเนินการ ขณะดำเนินการ หรือหลังการดำเนินการ หรือจะประเมินทุกระยะ
3 เดือน เป็นต้น
10) ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ : เป็นการแสดงถึงผลประโยชน์ที่พึงจะได้
จากความสำเร็จของโครงการหรือเมื่อโครงการสิ้นสุดลง หมายถึงผลกระทบในทางที่ดีที่คาดว่าจะเกิดได้โดยตรงและโดยอ้อม
นอกจากนี้ต้องระบุให้ชัดเจนว่าใครจะได้รับผลประโยชน์และผลกระทบนั้นในลักษณะอย่างไร
ทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ
นอกจากส่วนประกอบทั้ง
10 หัวข้อแล้ว การเขียนโครงการอาจมีองค์ประกอบอื่นเพิ่มเติมอีก เช่น
1) หน่วยงานที่ให้การสนับสนุน หมายถึง หน่วยงานที่ให้ความร่วมมือ ให้การสนับสนุนทรัพยากรเพื่อให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
2) อุปสรรค และข้อเสนอแนะ หมายถึง คำแนะนำของผู้รับผิดชอบ หรือที่ปรึกษาโครงการ
ที่แสดงความเห็นและคาดการณ์ถึงปัญหาอุปสรรคตลอดจนข้อเสนอแนะต่าง
ๆ ในการดำเนินโครงการให้มีประสิทธิภาพ
4. สรุป
การเขียนโครงการที่ชัดเจนในสาระสำคัญ
มีรายละเอียดประกอบที่ถูกต้อง ครบถ้วน ย่อมทำให้ ผู้วิเคราะห์โครงการ และพิจารณาอนุมัติได้เข้าใจในโครงการ
มีความเชื่อมั่นว่าโครงการสามารถดำเนินการได้ การเขียนโครงการจึงเป็นการสื่อความหมายกิจกรรมที่จะทำขึ้นอย่างเป็นระบบ
มีการกำหนดงบประมาณ ทรัพยากร และระยะเวลาในการดำเนินงานไว้อย่างชัดเจน เนื้อหาที่เขียนได้มาจากการกลั่นกรองความคิด
จัดเรียงลำดับความรู้ความเข้าใจในกิจกรรมนั้น ๆ ให้มีความเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน ถ่ายทอดออกมาให้ผู้อ่านได้เข้าใจ
แม้บางครั้งอาจจะไม่มีความรู้ในกิจกรรมนั้นก็ตาม แต่สามารถเข้าใจโครงการอย่างชัดเจน
ตอบข้อสงสัยได้ว่า เป็นโครงการอะไร ใครทำ ทำไมต้องทำโครงการนี้ ทำเพื่ออะไร ทำในปริมาณเท่าใด ทำอย่างไร ทำเมื่อใดและนานแค่ไหน ใช้ทรัพยากรอะไรเท่าใดและได้จากไหน ต้องทำกับใคร ทำแล้วบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายหรือไม่ เกิดอะไรขึ้นเมื่อสิ้นสุดโครงการ
และมีปัญหาอุปสรรคหรือไม่
หากผู้เขียนโครงการสามารถตอบข้อสงสัยข้างต้นได้ทั้งหมด
ถือได้ว่าเป็นโครงการที่มีความชัดเจนสมบูรณ์ ในรูปแบบ ในเบื้องต้น และหากคำตอบมีหลักการ
มีเหตุมีผล ภายใต้ข้อเท็จจริงแล้ว ย่อมถือได้ว่า
โครงการที่เขียนขึ้นนั้นเป็นโครงการที่ดี
นอกจากจะได้รับการพิจารณาอนุมัติโดยง่ายแล้ว ผลของการดำเนินงานโครงการ
มักจะมีประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กรหรือหน่วยงานอย่างแน่นอน
บรรณานุกรม
เชาว์
อินโย (2553) การประเมินโครงการ กรุงเทพมหานคร
วีพรินท์
ฐาปนา ฉิ่นไพศาล (2553) การบริหารโครงการและการศึกษาความเป็นไปได้ กรุงเทพมหานคร ธีระฟิล์มและไซเท็กซ์
เทียนฉาย
กีระนันท์ (2530) แผน โครงการและงบประมาณ กรุงเทพมหานคร สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
บุบผา
สุดสวัสดิ์ (2535) การเขียนโครงการ กรุงเทพมหานคร พิทักษ์อักษร
ประชุมรอด
ประเสริฐ (2542) การบริหารโครงการ กรุงเทพมหานคร เนติกุลการพิมพ์
ประสิทธิ์
ตงยิ่งศิริ (2527) การวิเคราะห์และประเมินโครงการ กรุงเทพมหานคร โอเดียนสโตร์
รัตน
บัวสนธ์ (2540) การประเมินผลโครงการ
การวิจัยเชิงประเมิน
กรุงเทพมหานคร คอมแพคท์พรินท์
สุวัฒน์
พัฒนไพบูลย์ (2539) การบริหารโครงการ กรุงเทพมหานคร ซีเอ็ดยูเคชั่น
